Engelstalige HR & Payroll Coördinator | Gevestigd in Manchester (Verenigd Koninkrijk) – Hybride

Portfolio is verheugd samen te werken met haar klant bij de werving van een zeer georganiseerde en proactieve HR & Payroll Operations Coördinator ter ondersteuning van hun Nederlandse contractor-populatie, vanuit het Verenigd Koninkrijk.

Deze hybride functie, gebaseerd in het VK, bevindt zich op het snijvlak van HR-administratie, people operations en payrollcoördinatie. Je zorgt ervoor dat gegevens van medewerkers, contracten, onboarding, verlengingen, verlof, toelagen en salarisgerelateerde acties nauwkeurig en tijdig worden verwerkt.

Je fungeert als de centrale schakel tussen Talent Managers, Workers Medewerkers Payroll Shared Services, Finance en externe stakeholders, waarbij je zorgt voor conforme processen en een uitstekende worker arbeids experience ervaring.

Wat houdt de rol in

• Beheren van HR-administratie voor externe medewerkers via een externe payrollprovider
• – Ondersteunen van lopende HR-administratieve taken, compliance-activiteiten en beheer van documentatie van medewerkers.
• Aanmaken en bijwerken van medewerkerrecords in verschillende portals.
• Ondersteunen van onboardingprocessen, screeningsvereisten en visa-/IND-aanvragen en uitschrijvingen.
• Coördineren van vakantieaanvragen, ouderschapsverlof en andere verlofsoorten.
• Beheren van toelagen, onkosten, eenmalige betalingen en studiekostenvergoedingen in samenwerking met Payroll Shared Services.
• Zorgen dat medewerkers correct, consistent en conform wettelijke vereisten, collectieve arbeidsovereenkomsten (zoals de ABU-CAO) en gelijk-loonregels worden betaald.
• Opstellen en versturen van werkgeversverklaringen, studieovereenkomsten en beëindigingsbrieven.
• Beantwoorden van vragen van medewerkers, Talent Managers, Consultants, Payroll en Billing.
• Zorgen voor correcte datastromen naar payrollsystemen en ondersteunen van payroll bij vragen en correcties.
• Zorgdragen voor correcte eindbetalingen, offboarding-updates en schone data correcte gegevens voor payrollverwerking.

Over jou

• Minimaal 5 jaar ervaring in HR-administratie, HR-operations of een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Vloeiend in Nederlands en Engels.
• Ervaring met payrollprocessen of payrollcoördinatie.
• Sterke kennis van Nederlandse arbeidsprocessen (contractering, CAO’s, verlof, IND/visaregels).
• Uitstekend oog voor detail en het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren.
• Sterke communicatieve vaardigheden en ervaring met stakeholdermanagement over verschillende teams heen.
• Vertrouwd met HRIS-, ATS- en workforce-systemen (zoals Salesforce, Aybler of vergelijkbaar).

---

Dutch Speaking HR & Payroll Coordinator

Portfolio are delighted to be working alongside our client in recruiting a highly organised and proactive HR & Payroll Operations Coordinator to support their Netherlands contractor workforce.

This hybrid role - Dutch Speaking HR & Payroll Coordinator - sits at the intersection of HR administration, people operations, and payroll coordination, ensuring that worker data, contracts, onboarding, extensions, leave, allowances, and pay-related actions are processed accurately and on time.

You will be the key link between Talent Managers, Workers, Payroll Shared Services, Finance, and external stakeholders, ensuring compliant processes and an excellent worker experience.

As a Dutch Speaking HR & Payroll Coordinator, you'll be managing HR administration for external workers with a third-party payroll provider, covering onboarding to offboarding. This includes maintaining worker records, supporting compliance, payroll coordination, leave and payment administration, and acting as a point of contact to ensure accurate, fair, and compliant pay and documentation.

• Manage HR administration for external workers with a third-party payroll provider.
• Support HR administration, compliance activities, and worker documentation.
• Create and maintain worker records across multiple systems.
• Support onboarding, screening, and visa/IND processes and deregistration.
• Coordinate holidays, parental leave, and other leave types.
• Manage allowances, expenses, one-off payments, and study costs with Payroll Shared Services.
• Ensure fair and compliant pay in line with legal requirements, collective labour agreements (e.g. ABU CLA), and equal pay rules.
• Issue employer statements, study agreements, and termination letters.
• Act as a key contact for workers and internal stakeholders, responding to HR and payroll queries.
• Ensure accurate payroll data, support corrections, and manage offboarding and final payments.

About you

• At least 5 years’ experience in HR administration, HR operations, or similar support role.
• Fluent in Dutch and English
• Exposure to payroll processes or payroll coordination.
• Strong understanding of Dutch employment processes (contracting, CLA, leave, IND/visa rules).
• Excellent attention to detail and ability to manage multiple tasks.
• Strong communication skills and stakeholder management across teams.
• Comfortable working with HRIS, ATS, and workforce systems (Salesforce, Aybler, or similar).